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会議の時間を短くしましょう。

事前に会議資料を作成・共有し、会議までに各自読んでおきましょう。

流行りの働き方改革の流れもあってかそんな発言を目にすることがあリます。

残念ながら会社の中で耳にすることはあまりないですが。

 

一見、良さそうなことですが果たして本当にそうでしょうか。

資料を作成する時間がかかる

事前に資料を読む時間がかかる

読むよりも説明してもらったほうが早い

という意見が出ることもあって改めて考えてみました。

 

結論として、何を取り何を捨てるか次第で良いと思うかどうかが変わる

ものだと思いました。

 

資料を作成するのに時間がかかる

これはまあそうとも言えますが、いずれにせよ会議資料を作るなら同じこと。

全く資料を作らないなら確かにその分の時間は浮きますが。

 

事前に資料を読むのに時間がかかる

これは2つの側面があります。

1つは資料がわかりにくいから読むのに時間がかかるというもの。

これは会議の中でその資料を使っても結局わかりづらいので

事前に読もうが会議で使おうがわかりやすい資料にすべき。

もう1つは、読む側のレベルが低いこと。

そのために資料はちゃんとしていても読むことに時間がかかる

ということはあると思います。個人的にはレベルをあげてもらいたいですが。

 

読むよりも説明してもらったほうが早い

これについても参加者のレベルが低いことが原因と思います。

資料がちゃんとしているという前提ですが、何でもかんでも口頭で

説明してほしい症候群にかかっていると思われます。

 

ということでレベルの低さに合わせるのであれば事前に資料を読み込まなくても

いいかもしれません。その分、時間の生産性は下がると思います。

時間の生産性をあげたいならレベルを上げ、会議時間は短くしたほうが

一人一人がより時間を有効活用できると考えています。

あと、事前準備するとより深い思考を持って会議に臨めるというメリットもあるかと。

 

今日はこの辺で。

 

 

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